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档案流程管理制度(档案借阅管理制度及流程)

2024-10-20 18:36:57 | 人围观 | 评论:

在我们平凡的日常里，制度使用的情况越来越多，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是小编整理的，希望对大家有所帮助。

档案流程管理制度1

一、工程技术资料:

1、项目取得资料「批文等」;

2、各类建筑许可证;

3、各类图纸;

4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;

5、物业接管验收记录;

6、其他合同、资料。

二、客户资料:

1、前期服务协议;

2、交房清单;

3、业主「客户」入住验房表;

4、装修资料「包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录」;

5、家庭情况登记;

6、租户资料。

三、维修资料:

1、任务单;

2、报修、约修记录。

四、安全维护管理资料:

1、值勤记录;

2、交接班记录;

3、物品出入登记;

4、外来人员出入登记

5、车辆管理资料「包括情况、出入登记」。

五、设施、设备管理资料「包括消防」:

1、购销合同;

2、安装图纸;

3、说明书;

4、养护计划;

5、运行、维修、养护、巡查记录。

六、绿化管理资料:

1、图纸;

2、承包合同;

3、养护工作计划

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;4、检查记录。

七、环境卫生管理资料:

1、工作计划;

2、检查记录。

八、社区文化资料:

1、活动计划;

2、活动通知;

3、活动图片。

九、业主反馈资料:

回访记录、投诉记录、维修回访记录。

十、行政文件资料:

1、规章制度;

2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。

十一、业主委员会资料:

1、筹备、成立等文件资料;

2、会议纪要、决议等。

十二、财务管理资料:

各种收费资料「包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单」。

●资料整理、归档:

按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的.规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。

●档案借阅:

文档查阅须经档案管理部门负责人批准。

●档案的销毁:

根据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。

档案流程管理制度2

物业项目业户档案管理流程

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1、职责

「1」客服部负责业户身份资料相关信息管理。

「2」工程部做好业户装修资料、各种图纸管理。

「3」保安部做好业户物品出入申请、车辆等相关资料管理。

2、工作程序

「1」管理要求

①.业户情况发生变更时,应及时修订档案。

②.业户文件资料属秘密级文件,原则上不得外借,如部门之间借阅,需得到部门主管的同意,填写相关借阅记录。

③.文件、资料要进行合理归档,分类整理。

④.档案要经常进行清理,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理。

⑤.部门须指定专人负责,做到业户档案资料既服务于工作,又不向无关人员泄露。

⑥.业户的档案资料必须保持完整性及完好性,杜绝丢失情况。

档案管理流程框架

3、档案管理

「1」当业户的第一份资料「含内部流转有关业户的信息及业户本身填报信息」转到项目管理中心相关部门后,按一户一档的原则,立即建立相应业户档案。

「2」为便于管理,每一份业户档案资料需同时建立目录篇「视工作需要,若资料很少,可以不做目录」,档案的相关信息增减时,需同时修改目录。

「3」主管部门可依据本部门所存档案资料的特点及性质,选择适用于本部门的业户档案管理存放方式:

①.客服部可采用挂牢分类存放等方式,便于日常频繁的查阅。

②.工程部装修图纸采用档案袋封存的方式。

③.保安部可视每户信息量的多少及使用频率,选择适合本部门工作的管理方式。

④.各部门需依据要求,于当日完成归档工作,将档案的增减登记《业户档案一览表》中,交部门主管查阅。

「4」业户发生变更后,原业户的相关资料单独存放,确认保管年限。超过保管年限后,经部门主管查阅后审批后销毁,并做好相关销毁记录。

「5」客服部主管每周一对照《业户档案一览表》,对本部门上周建立的档案进行全面检查或抽查,发理问题及时予以指导,签署相应评语。

「6」客服部每月5日前,将本部门上月各种档案建立及管理情况,汇总成书面报告,由部门主管批阅后,上报项目经理。

「7」项目经理组织每半年对下属部门进行一次全面的档案检查,分别安排在每年的三月份及九月份。

「8」相关部门借阅档案时,需经部门主管同意,办理相关手续。





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